Cómo mejorar tu capacidad de planificación y gestión

Seguramente consideras que el futuro de tu carrera profesional pasa antes o después por asumir responsabilidades directivas al frente de un equipo. O la organización para la que trabajas te ha ascendido y te encuentras al frente de uno ya. En cualquiera de los dos casos, la capacidad de planificación y gestión será la principal habilidad con la que deberás contar si quieres alcanzar los objetivos que se te han propuesto para liderar.

planificación del trabajo

La importancia de la capacidad de planificación y gestión

Una vez has llegado al puesto de gerente, tu labor no se centrará únicamente en los flujos de trabajo. O en los objetivos personales y las competencias técnicas que has ido acumulando. Piensa que tu perfil profesional debe transformarse.
Ahora tu principal cometido será lograr que otras personas, el equipo a tu cargo, encuentren el entorno óptimo. En ese entorno tendrán que poner sus habilidades al servicio de las metas comunes.
Convertirse en un buen gestor de equipos requiere de un conjunto de habilidades que tradicionalmente se han dividido en habilidades duras y habilidades blandas. La formación que has recibido a lo largo de tu carrera profesional te ha proporcionado las hard skills que necesitas.

Se trata de competencias técnicas que has ido adquiriendo a lo largo de tu carrera tanto a través de tu capacitación profesional como mediante acciones formativas de tu organización. Son necesarias para el desempeño de tu profesión y, desde luego, para coordinar la labor de tu equipo. Algunos ejemplos serían los idiomas que hables, los conocimientos de administración y marketing o la programación.

Sin embargo, son quizá las habilidades blandas las más valoradas por los empleadores para este tipo de perfiles. Se consideran fruto de tu personalidad innata, pero también de la experiencia adquirida a lo largo de tu carrera como gestor de equipos humanos.

Tu empleador o entrevistador puede evaluar rápidamente tu dominio del inglés o tu grado de conocimiento de Python. Pero saber hasta qué punto eres poseedor de una buena habilidad comunicativa será más complejo.

Y, sin embargo, desarrollando estas soft skills serás capaz de lograr que las personas que forman tu equipo impulsen al máximo sus potencialidades en un entorno de cooperación en el que sus logros sean valorados. Y eso será lo que se requiera de ti como directivo, por lo que deberás ofrecerles el máximo apoyo.


Cuáles son las habilidades necesarias para un directivo o directiva

Las habilidades interpersonales que tu empresa busca en ti pueden ser de muy distinto tipo. En concreto, la capacidad de planificación y gestión de un equipo está especialmente considerada para un puesto ejecutivo. Y esta no puede evaluarse de la misma forma que las competencias técnicas.

Liderazgo

Relacionada con la capacidad de planificación y gestión, también se evaluará tu capacidad de liderazgo. Deberás aprender a motivar a las personas a tu cargo y a dirigir el esfuerzo colectivo hacia la consecución de los objetivos marcados. Como líder tendrás que aprender, entre otras, las siguientes destrezas:
Evaluar las fortalezas de cada uno.
• Delegar funciones que te aparten de tu responsabilidad directiva.
• Tomar decisiones ejecutivas.
• Criticar de forma constructiva.

Llegar plazos

De manera más específica, será también fundamental que seas capaz de planificar y gestionar el tiempo. No solo cuenta el trabajo bien hecho, también se valora y mucho ser capaz de cumplir con los plazos de entrega marcados para tus proyectos.
Eso implicará que dediques una parte importante de tu atención al seguimiento de las tareas asignadas a las personas a tu cargo. Deberás ayudar a minimizar los ladrones de tiempo y programar adecuadamente las reuniones. A través de un claro establecimiento de prioridades y una definición realista del timeline, lograrás un nivel de eficacia óptimo.

Coordinar cualquier equipo humano implica lidiar con conflictos. Esto supone una estrategia. Hablamos de conflictos generados por límites, como competencias mal definidas o mal entendidas, pero también de tensiones personales.
Las personas a tu cargo han de saber que son escuchados. Tu organización necesita que seas capaz de transmitirles sus valores y prioridades. Para eso deberás estar dotado de capacidad de comunicación, que implicará la escucha activa, la comprensión y la persuasión.

A través de tus dotes de organización, podrás hacer frente a todas tus tareas y responsabilidades sin permitir que se resientan los plazos asignados. Ello implica atender siempre a las prioridades que se han definido y supervisar continuamente las actividades del equipo.


 Algunos consejos para aumentar tu capacidad de planificación y gestión

Crea una estructura organizativa clara. Cada persona a tu cargo debe tener una tarea bien definida, en función de su experiencia y habilidades. Es decir, debe estar claro quien hace qué y cuándo. Programar reuniones periódicas para recibir actualizaciones de estado te ayudará mucho en esto.

Huye de la tentación de sobrecargar de tareas a las personas que consideras más confiables y eficientes. Provocarás su agotamiento y descenderá su productividad. En su lugar, invierte más tiempo en mentorizar a las que muestran una productividad más baja.

Debes tener en cuenta esto a la hora de delegar responsabilidades y trabajo. Has de centrarte en tu labor cómo líder y pasar a otras personas aquellas funciones extra que te aparten de la labor directiva. Pero hazlo cuidadosamente.


Fomenta la comunicación abierta y efectiva

Nada hace menos eficaz a un equipo de trabajo que la falta de canales de comunicación.

Si los empleados necesitan ocupar una parte muy importante de su tiempo en buscar información o si no han recibido información adecuada sobre los procesos y objetivos, se resentirá su productividad.

– Muéstrate abierto y receptivo a las inquietudes y dudas de tu equipo.

– Pide siempre feedback sobre las tareas que se están realizando.

– Asegúrate de que la comunicación digital sea fluida. Especialmente si hay personas que trabajan de forma telemática.

– Mantén centralizada y actualizada toda la información sobre el proyecto.

Existen herramientas informáticas pensadas para facilitar la gestión de proyectos. Especialmente si trabajas con personas de generaciones más jóvenes, nativos digitales, que confían en ellas para facilitar tanto la comunicación como la organización. Usar este tipo de software te ayudará con la supervisión y el seguimiento del trabajo, costes financieros del mismo y agenda.

constructivo en tus críticas y aporta feedback. Esto ayudará mucho a los empleados a conocer su desempeño.