Carta de proyecto o project charter: presenta tus ideas de la mejor manera posible

¿Qué es la carta de proyecto y para qué sirve?

También se la denomina declaración de visión del proyecto, informe de definición del proyecto o incluso carta de autorización de proyectos. En cualquier caso, se trata del documento que se crea cuando se va a presentar un proyecto nuevo o se va a modificar de forma significativa uno ya existente. Su propósito es conseguir que las partes interesadas nos den su aprobación.

La iniciativa de su redacción, por lo tanto, pertenece al patrocinador del proyecto o sponsor. Este puede ser una persona o personas de alto nivel dentro de la organización o bien un departamento de la misma, que proporcionará los medios y la guía durante el proceso. La persona encargada de su redacción suele ser la misma que es nombrada como directora del proyecto.

De cara a conseguir la aprobación que se busca, el project charter debe servir como marco de referencia para todos los implicados o incluso para las personas que se incorporen después al proyecto. Servirá también para medir su éxito una vez este llegue a término.

Un project charter ambiguo o mal redactado no servirá a su propósito y prácticamente garantizará que el proyecto no llegue a buen fin, que se desborde el presupuesto aprobado o se alarguen innecesariamente los plazos señalados.

Es frecuente que las empresas cuenten con una plantilla aprobada para la realización de la carta de proyecto, lo cual te facilitará mucho el trabajo. Si ese no es tu caso, piensa que no existe una estructura ni un medio formal e imprescindible para realizarlo. El requisito que debe cumplir es incluir toda la información que necesitan las partes interesadas y hacerlo con claridad expositiva. Por lo tanto, incluye en el mismo cualquier elemento que consideres clave.

Elementos principales del project charter

El primer punto de la carta de proyecto es, obviamente, el nombre del proyecto, junto con una descripción del mismo. En este apartado se citará a la persona responsable de la redacción. Cuando lo escojas el nombre trata de que resalte su objetivo principal y que sea significativo. Evita expresiones genéricas o carentes de vinculación con el contenido.

A continuación, acomete los propósitos y objetivos del proyecto. Qué quieres conseguir con él, qué problema solucionará, qué ventajas proporcionará a la empresa, de qué forma representa las metas principales de la organización y cuáles son los pasos que deberán darse para garantizar su éxito. Es decir, tienes que justificar tu proyecto.

Es necesario especificar quién es el director del proyecto y cuál será el nivel y la extensión de su autoridad.

Describe el servicio que se quiere dar o el producto que se va a lanzar. Es decir, aquello que se va a presentar cuando tu proyecto esté terminado y qué puntos determinarán que habéis tenido éxito.

Indica quienes son las partes interesadas, internos y externos, que deben estar implicados en el proyecto. Piensa que en ocasiones no tendrás que informar únicamente a tu organización, sino también a otros departamentos o incluso a departamentos de otras empresas.

Una parte muy importante es el presupuesto necesario. Incluye también las fuentes de financiación propuestas para conseguirlo.

Debes prever además cuáles serán los riesgos a los que se enfrentará tu proyecto, así como la forma en que planeas enfrentarte a ellos.

Elabora un cronograma en el que aparezcan los principales pasos que irán jalonando el desarrollo del proyecto.

Las personas y departamentos implicados en el proyecto deberán ver reflejada su responsabilidad en el mismo, de forma que en el futuro se pueda usar el documento como referencia ante cualquier duda.

Diferencias con otros documentos

El project charter no es un contrato, aunque en ocasiones pueda ser mal identificado como tal. Cuando se redacta un contrato se establece un vínculo legal entre dos partes, mientras que la carta de proyecto es una propuesta que se entrega a una empresa para su aprobación.

Si vas a plantear a tu organización un proyecto que va a requerir una gran inversión, deberás redactar un caso de negocios o bussines case, que es un documento en el que se solicita financiación. En ocasiones, puede preceder al project charter.

Una vez has entregado tu carta de proyecto y ha sido aprobada, deberás redactar el brief, que es un documento breve en el que se resumen los principales puntos de la carta de proyecto. Se entregará a todas las partes interesadas para su consulta en el futuro.

Buscando la claridad en tu carta de proyecto

Es importante que tengas muy presente esto: el project charter es un documento cuyo principal propósito es servir de guía y consulta, en el que las distintas partes interesadas buscarán información en el futuro, durante la fase de desarrollo del proyecto.

Por lo tanto, ten en cuanta que la información que has recopilado y recogido en tu carta de proyecto debe estar bien redactada y presentada de la forma más amigable y clara posible.

Estructura la información en secciones y epígrafes que faciliten la lectura. Incluye un índice de contenidos interactivo en tu project charter. Facilitarás la localización de las respuestas.

Considera la utilización de diversos elementos gráficos para aumentar la claridad expositiva. El primero que te viene a la mente es desde luego el diagrama de Gantt, pero hay otras herramientas igualmente potentes que te harán ganar en claridad expositiva:

•       El cronograma de planificación de proyectos te servirá para visualizar todas las tareas a realizar y su timing.

•       La estructura de desglose del trabajo (WBS) te ayudará a organizar los objetivos y sus niveles.

•       El diagrama de Pert es ideal para la planificación de las tareas.

•       El diagrama de cola de pescado o de causa/efecto ayudará a enfrentarse a los problemas surgidos durante el desarrollo del proyecto.

Por último, si has tenido que realizar tu project charter desde el principio porque tu organización no ha desarrollado aún una plantilla corporativa, quizá la experiencia que has adquirido te sirva para realizarla tu mismo y presentarla.