Cómo redactar un informe eficaz paso a paso

Un informe es un texto que tiene que reflejar una conclusión útil para la empresa a partir de la recopilación de una serie de datos o información. Es esencial para dar cuenta de la situación en la que se encuentra la compañía en un área determinada. Los informes permiten conocer este estado a las personas que deben tomar decisiones sobre el curso de la empresa.

Es especialmente importante para el área de cuentas, ventas, producción y recursos humanos. Desde S&you, te ofrecemos claves esenciales para elaborar un informe que sorprenderá a tus superiores.

Tipos de informe, el primer paso para orientar el escrito

La mejor manera de empezar es tener claro qué tipo de texto se te ha encargado hacer. Esto dependerá de distintos factores, como la extensión, quién será el lector, si tiene conocimientos técnicos o no… Veamos algunas clasificaciones que te ayudarán a definirlo:

Expositivo, interpretativo o demostrativo. Esta división atañe al contenido del informe. Si solo te piden que presentes datos o hechos, será expositivo. En el caso de que los datos requieran una explicación o presentación, será interpretativo. Y si además supone la elaboración de conclusiones a partir de la información recogida, se tratará de un informe demostrativo.
Memorándum, ejecutivo o extenso. Esta clasificación atiende a la extensión del informe. Siempre va a ser variable de una empresa a otra, hay que adaptarse a la costumbre de cada compañía. El memorándum sería el de extensión más corta, y también se le puede llamar carta. El ejecutivo indica una extensión media y el extenso, evidentemente, sería el tipo de informe más largo.
Técnico-científico o divulgativo. Dependiendo del tipo de lenguaje que pueda emplearse, según el lector al que vaya dirigido. En ocasiones, quien va a leer el informe tiene tantos conocimientos técnicos o científicos como quien lo realiza. Sin embargo, muchas veces se encarga el informe a personal técnico para que este “traduzca” la información de una manera sencilla. Este último caso sería el divulgativo.
Mensual, bimensual, trimestral, anual… Esta división se centra en la periodicidad con la que deben ser escritos los informes. También los hay puntuales, que no están sujetos a una temporalidad.

Elige la metodología más adecuada para tu informe

Es importante que establezcas una metodología a la hora de elaborar tu informe. Por un lado, te ayudará a estructurar y programar su realización. Por otro, en muchas ocasiones se te pedirá que facilites esta información en un apartado específico del escrito (Método o Metodología). Sigue estos pasos para no perder ni un solo detalle:

Cuál es el tema tratado.Centra bien el objetivo a la hora de recopilar los datos para no recoger información que no sea pertinente.
Forma en la que se recogerá la información.Debes seguir un método lo más objetivo posible para evitar contagiar los datos con tu propio sesgo o prejuicios.
Con qué frecuencia hay que escribirlo. Te ayudará a planificarte y tenerlo a tiempo si se trata de un informe que debe seguir una periodicidad.
Longitud del informe.Siempre que sea posible, será muy útil recopilar referencias previas, ya sea viendo informes que han elaborado otras personas anteriormente o bien preguntando a quienes van a leer el informe.
Formato y modo de presentación.Tendrás que definir si el contenido lo mostrarás en papel, en una presentación o pantalla, o bien si lo expondrás de manera oral. Todo ello requiere atender a aspectos formales propios de cada medio.
Qué estructura debe guardar el texto.Va a depender mucho del tipo de informe. Puede llevar distintas secciones, como introducción, método/metodología, conclusiones, bibliografía, apéndices… De nuevo, conseguir referencias previas va a resultarte de mucha ayuda.

La objetividad, una cualidad que debe estar presente en cualquier informe

Hay que entender que los informes se basan en una labor de investigación e interpretación de hechos. A la compañía no le va a servir ver solo las conclusiones sin saber de dónde vienen. Por ejemplo, un informe de ventas puede incidir en la necesidad de ampliar las sedes de una compañía y exponer los caminos para hacerlo. Sin embargo, si la empresa no entiende de dónde parte esa necesidad, no tendrá una motivación suficiente para tomar una determinación de este calibre.

Presenta siempre los hechos o datos recopilados de una manera objetiva. Puedes ayudarte de gráficos, esquemas y tablas, que suele ser una forma más dinámica de exponer esta información.

Una técnica infalible: el orden

Plantearte el orden que debe llevar el informe es otro de los aspectos esenciales. Ten en cuenta que, para que otras personas entiendan el texto, debe aparecer bien estructurado. Sabiendo el tipo de informe que vas a realizar, a quién va dirigido, qué material emplearás para ilustrar los datos y habiendo seguido los pasos expuestos más arriba, puedes planificar un orden que sea eficiente. Céntrate en contestar afirmativamente a estas tres preguntas:

¿Lo entendería una persona que venga de fuera de la empresa? (si es técnico, evidentemente, una persona con esos conocimientos técnicos, pero igualmente ajena a la empresa).
Si lo contemplas solo visualmente, sin leerlo, ¿resulta armonioso?
¿Mantiene un hilo conductor? Es decir, cada nuevo punto se relaciona con el anterior o bien ha sido definido un índice al principio que permite visualizar el esquema general del contenido. ¿Tiene sentido cada parte dentro de ese esquema general?

Por último, cuidado con el lenguaje

Conviene que establezcas de manera acertada el grado de formalidad que requiere el informe. Esto te proporcionará el tono de lenguaje que debes mantener. Definiendo esta cuestión, lo que vas a conseguir es que al lector le llegue mucho mejor la información.

Por ejemplo, si todo debe ser muy formal, quizá será mejor que utilices fórmulas impersonales y evites coloquialismos o expresiones demasiado orales. Si, al contrario, percibes que será mejor recibido un escrito con un tono más informal, evita lo anterior para que no quede demasiado frío. En líneas generales, los textos que interpelan al lector, consiguen llamar más su atención y que mantenga el interés.

Es importante también remarcar un aspecto que hemos mencionado más arriba. No emplees demasiados tecnicismos o lenguaje científico si quienes lo van a leer no lo conocen. En caso de que sea imprescindible hacerlo, añade un pequeño diccionario al final con los conceptos más complejos y significativos. Y al contrario, si te diriges a personal muy técnico, no emplees demasiadas explicaciones que sabes que ellos conocen. Se aburrirán y puede que hasta les ofenda.

En líneas generales sigue una máxima: adáptate a tu público lector.