Ladrones de tiempo que impiden aumentar tu productividad

¿Qué son los ladrones de tiempo?

Ladrones de tiempo internos

Aquellos que tienen su origen en nuestros hábitos, rutinas y en nuestro estilo de trabajo, se denominan ladrones de tiempo internos. Son los más difíciles de sortear, porque su origen está en nosotros mismos y nos obligan a combatir la innata resistencia al cambio.

• La procrastinación es quizá el más conocido: posponer las tareas primarias mediante la realización de otras de carácter secundario. Una persona no siempre es plenamente consciente de que está procrastinando. La falta de motivación hacia la tarea que se realiza suele ser el origen de la conducta procrastinadora.
• La falta de organización y concentración, bien por malos hábitos o bien como fruto de jornadas especialmente agotadoras. Cuando se trata de conductas aprendidas propias del individuo, como la impuntualidad sistemática, requieren de una enorme voluntad para corregirlas.
• La incapacidad para decir que no. Algunas personas nunca se niegan a asumir una tarea nueva cuando se les pide. Bien por pura timidez, bien por temor a ser señalados. El resultado es que se encuentran innecesariamente sobrecargados de trabajo.
• La incapacidad para delegar. Se trata de una frase muy oída por personas con cargos de cierta responsabilidad y que aquí vuelve a adquirir importancia. Si no has aprendido a delegar te encontrarás realizando multitud de pequeñas tareas de las que no necesitas ocuparte y te sobrecargarás.
• Empeñarse en ser multitarea. No asumas que eres capaz de trabajar en varias cosas al mismo tiempo y continuar siendo eficaz en todas.
• El afán de perfeccionismo puede llevarte a detenerte excesivamente en los detalles. Asume que los errores existen, aunque intentes evitarlos.
• La falta de habilidades comunicativas provocará problemas de comunicación dentro del grupo de trabajo. Si no te explicas correctamente harás que el equipo se retrase y se alargue el tiempo de ejecución.

Ladrones de tiempo externos

Se trata de aquellos cuyo origen no puedes controlar, aunque es posible aprender a evitarlos, ya que provocan continuas interrupciones en el trabajo.

• Las reuniones inútiles o mal programadas, no importa si son presenciales o por videoconferencia, son una de las mayores fuentes de tiempo muerto en una empresa. Si es una de tus obligaciones programarlas, pregúntate siempre si una reunión es necesaria. Si lo es, dedica un tiempo a organizarla y haz una lista con los puntos a tratar. Y, muy importante: asígnale un tiempo determinado, no permitas que se alargue más de lo necesario.
• Las aplicaciones tipo WhatsApp y el email. Evita consultarlas continuamente. Si estás centrado en una tarea que requiere toda tu concentración, silencia las notificaciones de WhatsApp y del chat de la empresa.
• Las interrupciones continuas, como visitas de todo tipo y llamadas de teléfono inoportunas, te harán perder la concentración y tardarás un tiempo en volver a recuperarla. Cuando lo necesites, haz saber a tu equipo que no quieres ser molestado.
• Una empresa que no organiza los flujos de trabajo, no supervisa adecuadamente a sus equipos o un líder que demora la toma las decisiones provoca que los trabajadores dilaten sus tareas. La mala planificación de un proyecto y tener que ocuparse de cosas que no se hicieron en su momento van en la misma dirección.

¿Cómo evitamos los ladrones de tiempo?

Cualquier inconveniente en el trabajo tiene una solución si eres consciente de que existe. Para evitar ser víctima de todos estos factores que reducen tu productividad, ten en cuenta estas sencillas claves.

• Practica la autocrítica y analiza cuáles de tus hábitos es preciso corregir. Si no eres capaz de identificar cuáles son los ladrones de tiempo que te afectan, tu curva de productividad continuará bajando.
• Aprende a ser asertivo para proteger tu concentración.
• Jerarquiza las tareas en función de su importancia y distribuye tu esfuerzo y tus horas de trabajo en función de ello.
• Optimiza tu horario y trata de sacar partido a tus periodos más productivos. Cada persona tiene los suyos. En caso de que se te haya ofrecido la posibilidad de teletrabajar, una flexibilidad horaria responsable te permitirá evitar los tiempos muertos y el estrés derivado.
• Aprende a hacer un uso responsable del teléfono. Es frecuente alargar innecesariamente las conversaciones telefónicas y perder la noción del tiempo transcurrido. Para evitarlo es importante contar con unas políticas de comunicación compartidas con tus compañeros de trabajo.
• Pierde el miedo a aislarte cuando necesites la máxima concentración.